מכון עקבות מעלה היום לרשת עמוד שמאפשר חיפוש קל ונוח בכותרי "קטלוג החומר המסווג" של ארכיון המדינה. מנגנון החיפוש מאפשר גם לבחור כותרים מתוך התוצאות ולייצא אותם לקובץ אקסל, במטרה להקל על הזמנת החומר לעיון בארכיון המדינה. כמו כן, ניתן כעת להוריד קובץ אקסל מאוחד של כל 251,420 הכותרים שמרכיבים את קטלוג החומר המסווג.
לממשק החיפוש בקטלוג החומר המסווג של ארכיון המדינה: https://xfiles.akevot.org.il
ביולי 2018 הועלה לאתר האינטרנט של ארכיון המדינה חלק גדול מקטלוג התיקים המכונה בארכיון "קטלוג החומר המסווג". עם זאת, הארכיון לא שילב את כותריו של קטלוג זה במנוע החיפוש הרגיל באתר ארכיון המדינה ואף לא העלה את הקטלוג המסווג כקובץ אחד, אלא ב-359 קבצים נפרדים. הדבר מקשה מאוד על יכולתם של חוקרים/ות ומשתמש/ות הארכיון להיעזר בקטלוג החומר המסווג בכדי לאתר חומר ארכיוני ולהזמינו לעיון. איחודם של קבצי האקסל השונים והכנת ממשק חיפוש ידידותי בתוכם הופכים את הקטלוג לכלי עבודה שימושי.
שימו לב: בשלב זה ארכיון המדינה עדיין לא מאפשר להזמין לעיון חומר ארכיוני מתוך קטלוג החומר המסווג. עמוד החיפוש נועד לסייע לחוקרים/ות ולמשתמשי/ות הארכיון לאתר בקלות את התיקים המעניינים אותם/ן ולהתכונן למועד בו יתחיל ארכיון המדינה לתת שירות סדיר של עיון בתיקים אלה.
מהו קטלוג החומר המסווג?
בארכיון המדינה נהוג לחלק את החומר הארכיוני ל"מסווג" ו"בלתי מסווג". זוהי חלוקה מנהלית פנימית שנשענת על נוהלי הארכיון עצמו ואין לה כל בסיס משפטי בחוק הארכיונים ובתקנות העיון; החוק והתקנות מתווים קני מידה לחשיפת חומר ארכיוני לעיון ללא קשר לשאלה אם החומר היה מסווג כאשר נוצר.
קטלוג הוא כלי חיוני לכל משתמש/ת בכל ארכיון. ללא קטלוג זמין ונגיש לא ניתן לדעת איזה חומר ארכיוני מצוי בארכיון ואיזה חומר חסר בו. רק כאשר ניתנת לנו גישה לקטלוג אנו יכולים לדעת על קיומם של חומרים ארכיוניים פתוחים שניתן להזמין לעיון או של חומרים סגורים שניתן לדרוש את חשיפתם בהתאם להוראות חוק הארכיונים ולתקנות העיון.
עד לאחרונה לא ניתנה כלל גישה לקטלוגים של ארכיון המדינה, ולכן לא יכולנו – משתמשי ומשתמשות הארכיון – לממש את זכותנו לבקש לחשוף לעיון את התיקים שלא יכולנו לדעת כי הם קיימים. זה היה אחד החסמים המרכזיים לגישת הציבור לארכיון זה. בנובמבר 2017 העלה ארכיון המדינה לאתר האינטרנט שלו את קטלוג החומר המכונה "בלתי מסווג", בממשק שמאפשר ביצוע חיפוש בקטלוג זה. בהמשך, ביולי 2018 העלה כאמור הארכיון לאתר שלו חלק גדול מקטלוג החומר המסווג: כ-250 אלף רשומות מתוך כ-300 אלף הרשומות הנכללות בו. בשלב זה לא ידוע מתי ייחשפו שאר כותרי הקטלוג החומר המסווג, שלדברי גנז המדינה הקודם, ד"ר יעקב לזוביק, טרם נחשפו בשל התנגדויות שונות.